職員が公務で外国出張する場合は，公用旅券が必要です。ただし，教員の学術研究を目的とする外国出張については，一般旅券によることを原則とします。なお教員に随行する技術職員等（事務官も含む）も同様の取扱とします。（その海外旅行が研究目的である場合に限る。）
教官であっても行政目的である場合は原則として公用旅券を申請してください。
公用旅券の取得方法
１． 教官から学長へその受領を希望する日の５週間前（査証を必要とする国が含まれている場合は６週間前）までに公用旅券の申請
（総務課研究協力係に外務省指定の公用旅券発給請求書と日程表を提出）
※公用旅券発給請求書は総務課研究協力係に請求
注意 旅券の写真は一般旅券と同じサイズであるが，審査は大変厳しい。男性は襟付きのシャツにネクタイ着用。
ポロシャツ等公務にふさわしくない服装，背景の色と同色の上着着用や，顔や首に陰のあるものは不可。
２． 総務課研究協力係から文部科学省へ公用旅券の申請
３． 文部科学省から外務省へ公用旅券の申請
４． 外務省から文部科学省へ公用旅券の交付
５． 文部科学省から総務課研究協力係へ公用旅券の送付
６． 総務課研究協力係から教官へ公用旅券の送付
７． 教官から総務課研究協力係へ公用旅券の返却
８． 総務課研究協力係から文部科学省へ公用旅券の返却
９． 文部科学省から外務省へ公用旅券の返却
公用旅券の返納について
使用済み等により効力を失い又は旅行をとりやめたことに伴い不用となった公用旅券は，必ず渡航先，出発及び帰国の日を確認し，速やかに返納してください。なお，使用済みの公用旅券については，旅券名義人が保存を希望する場合には，所定の消印を終えて返付しますので，その旨申し出てください。（使用済公用旅券返納依頼書）
国交未回復国等への渡航については事前に総務課研究協力係に相談してください。