物品・役務・図書の購入手続きについて 教職員の方へ

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物品・役務の購入依頼手続きについて

契約担当職員から発注する場合 <未発注購入依頼>

【1.教職員が財務会計システム(発生源)で未発注購入依頼入力】
  ・ 品名や規格等に不備があれば発注が遅れますので、正確なデータの入力をお願いします。
  ・ 必ず確定入力をしてください。
  ・ 入力後、購入依頼書を契約係へ持参する必要はありません。
  ・ 単品で10万円(税込 以下同様)以上の物品及びパソコン、タブレットについては、資産として登録しますので、使用者と使用場所
   を契約係までお知らせください。
  ・ 50万円を超える印刷物や役務の場合は、仕様書を契約係へ提出してください。
  ・ 事前に業者から見積書を取られている場合は、その見積書を契約係へ提出してください。
  ・ 物品、役務ともに150万円を超える場合は、複数業者からの見積書徴収・比較が必要となります。
  ・ 500万円以上の契約は、入札となります。

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【2.契約係で受付、発注】
  ・ 受付後に、受付内容と発注先業者をメール等にて発注者に連絡します。システム入力後1週間以内
   に連絡が無い場合は、システムの不具合等で正常に受付できていない場合がありますので、契約係までご連絡ください。

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【3.業者からの納品】
  ・ 業者が契約係で検収を受けた後、研究室等に納品されます。
  ・ 納品された物品等の品質性能等を確認の上、納品書にサイン又は押印をしてください。
  ・ 納品書は業者が契約係へ提出しますので、業者へ返却してください。
  ・ 役務も検収が必要です。詳細は、「発注の際の留意点及び検収体制の見直しについて」をご確認ください。

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【4.業者への支払い】
  ・ 業者への支払日は、原則適正な請求書を受理した月の翌月末日までです。

教職員から直接発注する場合 <発注済購入依頼>

※ 1契約(同日、同業者への発注)の金額が、合計100万円(税込)未満(ただし物品は1品50万円(税込)未満)の物品購入並びに

  1契約が50万円未満の役務行為のときのみ直接発注できます。

【1.教職員から業者へ発注】
  ・ 本学とこれまでに取引がある業者に限ります。新規業者の場合は、取引条件の確認など確認すべき
   事項がありますので、未発注購入依頼で契約係へ依頼してください。取引業者は、財務会計システ
   ム(発生源)の相手先の項目に登録があるかどうかで確認できます。
  ・ 所属と氏名を伝え、大学の経費で発注することを明確に伝えてください。

  ・ 単品で10万円(税込 以下同様)以上の物品及びパソコン、タブレットについては、資産として登録しますので、使用者と使用場所
   を契約係までお知らせください。

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【2.教職員が財務会計システム(発生源)で発注済購入依頼入力】
  ・ 発注後、速やかに財務会計システムへ入力してください。
 

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【3.業者からの納品】
  ・ 業者が検収担当職員で検収を受けた後、研究室等に納品されます。
  ・ 納品された物品等の品質性能等を確認の上、納品書にサイン又は押印をしてください。
  ・ 納品書(ある場合は請求書も)を受け取ってください。
  ・ 宅配便等で届いた場合や店頭で直接購入された場合は、物品と納品書を契約係までお持ちいた
   だき、検収を受けてください。
  ・ 役務も検収が必要です。詳細は、「発注の際の留意点及び検収体制の見直しについて」をご確認ください。

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【4.教職員が必要書類を契約係へ提出】
  ・ 納品書(ある場合は請求書も)と印刷した購入依頼書を契約係へ提出してください。
  ・ 納品書に、検収印または確認印と発注者のサイン又は押印がそろっていることを確認してください。

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【5.契約係で受付】

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【6.業者への支払い】
  ・ 業者への支払日は、原則適正な請求書を受理した月の翌月末日までです。

図書の発注について

物品と図書で扱いが異なる点

【財務会計システム(発生源)への入力について】
 入力時に、形態別科目「006 資産書籍」~「009 消耗品雑誌」から、内容・用途に応じて選択してください。事務用図書(事務局各課で使用する図書)については資産図書として扱いませんので、形態別科目「消耗品書籍」を選択してください。

【未発注購入依頼の場合】
 図書は図書館へ納品されます。納品されましたら、図書館で検収の上、発注者へ納品の連絡をいたします。

【発注済購入依頼の場合】
 納品された図書、納品書(ある場合は請求書も)、印刷した購入依頼書を図書館にお持ちいただき、検収を受けてください。書類は、図書館から契約係へ送付され、支払処理が行われます。

新聞等定期刊行物について

 毎年10月に、契約係より各課、各教員へ現在購入している定期刊行物(加除式書籍を含む)を一覧にしたものをお渡しします。
 一覧表が届きましたら、現在購入している定期刊行物の内容及び冊数を確認していただくとともに、冊数の増減・新規購入・廃止を記入してください。
 必ず、本照会中に購入の回答をするようにしていただき、年度途中での新規購入・廃止・変更はなるべくご遠慮ください。
 なお、やむを得ず年度途中で新規購入・廃止・変更を希望される場合は、「該当する定期刊行物のタイトル」「現購入冊数と希望冊数」「執行する予算」をメールにて契約係へご連絡ください。


※ 新聞等定期刊行物については、財務会計システム(発生源)への入力は不要です。

 

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お問い合わせ先
奈良教育大学 企画・財務課契約係
Tel:0742-27-9115
Fax:0742-27-9143
E-mail:kaikei-keiyaku